فکر می کنید خرید یک چاپگر تجاری یک کار آسان است؟ دوباره فکر کنید. با این که ویژگی اصلی یک چاپگر چاپ کردن است، اما تفاوت هایی در میان آنها وجود دارد و باید بر اساس نیازهای خود چاپگر مناسب را خریداری کنید.
فکر می کنید چه چاپگری به دردتان می خورد؟ یک چاپگر یک کاره یا چند کاره، یا چاپگری که دارای قابلیت اسکن و فاکس باشد! در زیر شش نکته مهم را آورده ایم که در هنگام یک چاپگر تجاری باید به آنها توجه داشته باشید:

1.مشخص کنید چه مقدار چاپ می کنید

متن، ارائه، گرافیک یا عکس چهار نوع سند اصلی هستند که در محل کار چاپ می کنید. تعیین کنید از هر کدام چه مقدار چاپ می کنید، می توانید بر اساس حجم چاپ ماهانه این مقدار و هزینه مواد مصرفی را تعیین کنید.
موضوع این است که چاپگر رنگی نیاز دارید یا نه. استفاده از چاپگرهای رنگی در حال حاضر به یک هنجار در بسیاری از کسب و کارها تبدیل شده است اما چاپگر های تک رنگ به طور کلی بسیار ارزان تر از رنگی هستند، و این بدان معناست اگر نیاز به رنگ های مختلف ندارید بهتر است از یک چاپگر سیاه و سفید استفاده کنید. علاوه بر این به یاد داشته باشید که MFP تک رنگ به صورت تکی کپی خواهد کرد اما اسکن آن به صورت رنگی است.

2. هزینه چاپگر خود را برآورد کنید

برای برخی از کسب و کارها اولین سوال این است که چقدر مایل به صرف هزینه هستید. و این تنها در مورد چاپگر نیست. باید در ابتدا هزینه کل مالکیت یا TCO را محاسبه کرد که علاوه بر هزینه جوهر و کاغذ شامل هزینه برق نیز می شود. برخی چاپگرها از 1 کیلووات برق استفاده می کنند که تقریبا 100 دلار در سال هزینه دارد. فرمول TCO برای طول عمر یک چاپگر به صورت تقریبی به صورت زیر است:
هزینه اولیه چاپگر+TCO (p) = COP + AEC

که در آن ACE  میانگین هزینه های برق و COP هزینه چاپ است.
توجه داشته باشید که محاسبات بالا شامل ارقام مصرف برق در حال آماده به کار و بلا استفاده را شامل نمی شود. مسلما، اگر به دنبال یک چاپگر هستید که در دراز مدت برای شما ارزان در بیاید، محاسبه هزینه کل مالکیت بسیار مفید خواهد بود. اما نکته این است که چاپگرهای ارزان معمولا هزینه مصرف بالایی به دنبال دارند.

3. به یک چاپگر تک کاره نیاز دارید یا MFP ؟

چاپگرهای چند کاره، در حال حاضر می توانند اغلب بدون نیاز به یک کامپیوتر کار اسکن و کپی را از طریق ایمیل، کارت حافظه و یا فاکس انجام دهند. به دلیل عرضه و تقاضا، چاپگرهای چند کاره برخلاف مشخصات فنی پیچیده می توانند ارزان تر از چاپگرهای ساده باشند. به یاد داشته باشید که اغلب آنها حجیم و به مکان زیادی نیاز دارند.

4. چند صفحه می خواهید چاپ کنید

چاپگرها معمولا دارای ظرفیت چاپ ماهانه هستند، که در اصل میانگین تعداد چاپی است که برای خروجی طراحی شده است. می تواند از چند هزار صفحه تا 50000 یا 100 کاغذ در هر ماه متفاوت باشد. چاپگرها با چرخه بالا معمولا قابلیت نگهداری کاغذ را دارا هستند و به همین دلیل اغلب کمتر نیاز به پر کردن مجدد و یا مرتب سازی کاغذها دارد.

5. مشخص کنید چه کسی به چاپگر متصل خواهد شد

همه پرینترها می توانند با استفاده از پورت های USB به همه جا متصل شوند. اتصال بیسیم از طریق وای فای یا بلوتوث، یکی از گزینه های محبوب است. چاپگرها همچنین مانند بسیاری از مدل های سازگار با راه حل های ابری مانند Google Cloud Print، دارای طیف پارادایم ابری هستند. همچنین در نظر بگیرید که می خواهید چاپگر به یک کامپیوتر وصل می شود یا شبکه. لوازم جانبی مانند سرور چاپ می توانند یک افزونه مفید برای تنظیمات شما باشند. در پایان در نظر بگیرید برخی چاپگرها می توانند به طور مستقیم با اتصال به حافظه کار چاپ را انجام دهند.

6.می خواهید سرعت چاپگر چقدر باشد؟

سرعت چاپ بستگی به پیچیدگی اسناد و تعداد صفحات دارد. در واقع چاپ 50 صفحه متنی سریع تر از یک عکس 100 مگاپیکسلی چاپ شده بر روی A4 باشد. چاپگرهای مورد استفاده تکیه زیادی بر روی کامپیوتر میزبان برای محاسبه و منابع حافظه دارد، اما این در طول چند سال گذشته به طور انبوهی تغییر کرده است. اگر چه چاپگرهای جوهر افشان حرارت ندارد، اما چاپگرهای لیزری معمولا سریع تر از چاپگرهای جوهرافشان هستند.