مایکروسافت آفیس به شما اجازه می دهد اسناد آفیس و پی دی اف خود را رمزگذاری کنید، و بدون داشتن پسورد به کسی اجازه نمی دهد آنها را مشاهده کند. نسخه های مدرن آفیس از رمزگذاری ایمن استفاده می کنند و با استفاده از آن می توانید پسوردهای قوی برای اسناد خود ایجاد کنید.
دستورالعمل هایی که در این مطلب آورده شده اند، در ورد، پاورپوینت، اکسل و اکسس 2016 قابل اعمال است، اما این روند در دیگر نسخه های اخیر آفیس هم مشابه است.
حفاظت از پسورد مایکروسافت آفیس چقدر ایمن است؟

ویژگی حفاظت از پسورد آفیس مایکروسافت در گذشته مشکلات زیادی داشت. طرح رمزنگاری از آفیس 95 تا 2003، بسیار ضعیف بود. اگر یک سند محافظت شده با پسورد با آفیس 2003 یا زودتر دارید، پسورد آن می تواند به راحتی و به سرعت با نرم افزارهای کرک هک شود.

در آفیس 2007، مایکروسافت تصمیمات جدی تری در مورد امنیت گرفت. آفیس 2007 دارای Advanced Encryption Standard (استاندارد رمزگذاری پیشرفته) با کلید 128 بیتی است. که بدین معنی است آفیس در حال حاضر از رمزگذاری واقعی و قوی برای حفاظت از اسناد خود استفاده می کند. ویژگی رمزگذاریPDF  هم از رمزگذاری AES 128 بیتی در آفیس 2016 استفاده می کند.

دو نکته را به یاد داشته باشید. اول اینکه تنها پسوردهایی که به طور کامل اسناد را رمزگذاری کرده ایمن هستند. زیرا آفیس به شما اجازه می دهد یک پسورد " محدود به ویرایش" برای فایل ها تعیین کنید که به افراد اجازه می دهد یک فایل را مشاهده کنند اما بدون داشتن پسورد نتوانند آن را ویرایش نکنند. این نوع پسورد می تواند به آسانی کرک و حذف شود، و به مردم اجازه دهد فایل ها را ویرایش کنند.

دوم اینکه، رمزگذاری آفیس تنها زمانی کار می کند که اسناد را به فرمت های اسناد جدید مانند .docx ذخیره کنید. اگر به شیوه های اسناد قدیمی مانند .doc ذخیره کنید که با آفیس های 2003 و زودتر سازگار است، نسخه رمزگذاری ایمن نیست.

اما تا هنگامی که فایل ها را به فرمت های آفیس جدید ذخیره کنید و از گزینه Encrypt with Password به جای گزینه Restrict Editing استفاده کنید، اسناد شما ایمن هستند.

چگونه یک سند آفیس را رمزگذاری کرد؟

برای حفاظت پسورد اسناد آفیس، اول ورد، اکسل، پاورپوینت یا اکسس را باز کنید. بر روی منوی File در گوشه چپ بالای صفحه کلیک کنید. در Info pane بر روی گزینه Protect Document کلیک کرده و Encrypt with Password را انتخاب کنید.

این دکمه تنها در مایکروسافت ورد Protect Document نام دارد، اما در برنامه های دیگر نام های مشابهی دارد. برای مثال در اکسل Protect Workbook و در پاورپوینت Protect Presentation نام دارد. در مایکروسافت اکسس می توانید گزینه Encrypt with Password را در زبانه Info ببینید.

توجه داشته باشید اگر می خواهید اسناد را محدود به ویرایش کنید، می توانید Restrict Editing را انتخاب کنید، اما همانطور که گفتیم، این گزینه خیلی ایمن نیست و به راحتی می تواند هک شود. اگر می توانید بهتر است کل سند را رمزنگاری کنید.
پسوردی که می خواهید را وارد کنید. سعی کنید رمز عبور خوبی انتخاب کنید، زیرا پسوردهای ضعیف به راحتی توسط نرم افزارهای کرک حدس زده شوند.

هشدار: اگر پسورد خود را فراموش کنید، نمی توانید دیگر به سند دسترسی داشته باشید، بنابراین آن را امن نگه دارید. مایکروسافت توصیه می کند نام سند و پسورد آن را بنویسید و در یک مکان امن نگهداری کنید.
زمانی که یک سند رمزگذاری شده است، شما پیغام " برای باز کردن این سند پسورد لازم است" را بر روی صفحه نمایش اطلاعات می بینید.

دفعه بعد که سند را باز می کنید، شما پیغام Enter password to open file را خواهید دید. اگر پسورد صحیح را وارد نکنید، قادر نخواهید بود اصلا سند را مشاهده کنید.
برای حذف پسورد یک سند، بر روی Protect Document کلیک کرده و دوباره Encrypt with Password را انتخاب کنید. پسورد را وارد کرده و بر روی OK کلیک کنید. آفیس پسورد را از سند حذف می کند.

چگوه یک پسورد برای فایل PDF ایجاد کرد؟

شما همچنین می توانید یک سند آفیس را به PDF تبدیل کنید. سند پی دی اف با پسوردی که وارد می کنید رمزگذاری شده است. این در ورد، اکسل و پاورپوینت کار می کند.

برای انجام این کار، سند را باز کنید، بر روی منوی File کلیک کرده و Export را انتخاب کنید. برای تبدیل سند به فایل PDF بر روی گزینه Create PDF/XPS کلیک کنید.
بر روی گزینه Options در پایین پنجره محاوره ای ذخیره کلیک کنید. در پایین پنجره گزینه ها، Encrypt the document with a password را فعال کنید و بر روی OK کلیک کنید.

پسوردی که می خواهید را وارد کرده و بر روی OK کلیک کنید.
زمانی که این کار را انجام دادید، یک نام برای فایل PDF انتخاب کنید و بر روی گزینه Publish کلیک کنید. آفیس سند را به یک فایل PDF رمزگذاری شده تبدیل می کند.

هشدار: اگر رمز عبور را فراموش کنید قادر به مشاهده فایل پی دی اف نخواهید بود. بنابراین آن را همیشه به یاد داشته باشید.

زمانی که فایل PDF را باز می کنید باید رمز فایل را وارد کنید، اگر شما PDF را در مایکروسافت اج باز کنید، قبل از مشاهده فایل درخواست پسورد می کند.
این ویژگی می تواند به محافظت اسناد حساس، به خصوص زمانی که آنها را در یک درایو یو اس بی یا در یک سرویس ذخیره سازی آنلاین مانند مایکروسافت وان درایو ذخیره کرده ایم، کمک زیادی کند.

برخی روش های رمزگذاری کامل دیسک مانند Device Encryption and BitLocker on a Windows PC یا Device Encryption and BitLocker on a Windows PC برای محافظت از همه اسناد در کامپیوتر امن تر و بدون دردسر هستند.