چه دوست داشته باشید و چه نه، ایمیل ها بخشی از ارتباط های آنلاین ما محسوب می شوند چون آنها کانال های قابل اعتماد و ساده ای برای مخاطبان و کاربران می سازند. خوب چطور می توان به نحو بهینه از ایمیل استفاده کرد؟

  1. چیزی که از ایمیل انتظار دارید چیست؟
بر خلاف شبکه های اجتماعی، چت، و یا حتی تماس های تلفنی، یک ایمیل سطحی ماندگار دارد و جدی تر از سایر ابزارهای ارتباطی در نظر گرفته می شود، قبل از اینکه شروع به تایپ ایمیل بکنید در نظر بگیرید که چه کسی می خواهد بنویسد؟ اگر قصد شما ارسال یک جوک است احتمالا این کار بی معنی و بی ارزش به حساب می آید و بهتر است از همان موبایل و تلگرام استفاه کنید اما اگر قصد شما کسب اطلاعات و یا انجام یک معامله است تا جایی که می توانید نوشته خود را ساده و سریع کنید و آدای ایمیل زدن را هم بیاموزید!
  1. موضوع ایمیل
به موضوع ایمیل خود به عنوان یک تاثیر تبلیغاتی نگاه کنید برای تبلیغات معمولا از موضوع های کوتاه استفاده می شود چون آنها فرصت کوتاهی دارند تا بتوانند روی شما تاثیر بگذارند و توجه شما را به خود جلب کنند و همانطور که می دانید ایمیل ها به صورت کامل خوانده نمی شوند و معمولا عنوان ها و موضوعات در ذهن کاربر باقی می ماند.
  1. چه وقت ایمیل را بفرستیم؟
هیچ قانون مشخصی برای بهترین زمان ارسال ایمیل وجود ندارد چون تا حدود زیادی این موضوع به نوع ارتباط و وضعیت فرستنده و گیرنده پیام مربوط است و اما اگر 2 نکته را بگوییم اولین مورد اینکه در یک محیط کاری بیشتر مردم ایمیل خود را در ابتدای صبح چک می کنند و دوم: بهتر است ارسال ایمیل در زمان تعطیلات و زمان استراحت را فراموش کنید چون ممکن است توجه زیادی به آن نشود یا ایمیل به عنوان اسپم و مزاحم منظور شود.
  1. چه چیزی در ایمیل قرار می دهید؟
همانطور که قبلا گفتیم سادگی و صریح بودن در ایمیل بسیار مهم است اگر می خواهید که گیرنده پیام عملی را انجام دهد لینک یا دکمه خود را در جلو و در وسط کادر قرار دهید چون همیشه این ریسک وجود دارد که خواننده فقط نگاهی گذرا به ایمیل ها بکند و از آن رد شود و روی چیزی کلیک نکند.

حتی با وجود اینکه پهنای باند در سالهای اخیر به سرعت رشد کرده است الان هم باید تعداد ضمیمه های ایمیل را کم کرد و سعی کنید که از فضای ابری و دراپ باکس برای فایلهای الحاقی استفاده کنید.

  1. رونوشت ایمیل
اول از هر چیز باید بگویم که CC مخفف Carbon copy می باشد، یک مثال کلاسیک در این خصوص مربوط به زمان های دور است وقتی در مورد یک پروژه به همکار خود نامه می نوشتید رونوشت آن را به مدیر عامل خود می دادید تا او نیز از وضعیت با خبر شود. الان هم اگر احساس می کنید نیاز به این کار دارید از این روش قدمی و موثر استفاده کنید.
  1. پاسخ به همه (Replay All)     
بزرگترین مشکل استفاده از CC برای پاسخ دادن است یعنی وقتی تعداد گیرندگان پیام زیاد باشد و کسی از آنها بخواهد جواب شما را بدهد خود به خود هم افرادی که نامشان در لیست است با حجم زیادی از این اسپم مواجه می شوند بهتر است اگر بحث مربوطه فقط یک نفر است به هملان شخص ایمیل بفرستید و جواب او را بدهید.